Durante alguns anos, a gestão de espaços corporativos era realizada por meio de agendas do Outlook e diferentes softwares, dificultando a centralização das informações e a padronização das rotinas. A partir dessa necessidade, foi conduzida uma pesquisa de mercado para identificar uma ferramenta capaz de atender de forma integrada à gestão de salas de reunião, espaços de eventos, posições de trabalho e seus respectivos layouts. A atuação ocorreu principalmente em uma frente de PMO, envolvendo o levantamento das necessidades, condução do projeto, preparação da implantação e acompanhamento do go-live. O resultado foi a incorporação da solução à rotina do setor responsável pela manutenção do sistema.
Palavras-chave
PMO · Gestão de Espaços · Pesquisa de Mercado · Mapeamento de Layout · Gestão de Salas · Reservas · Check-in/Check-out · Centralização · Indicadores
Destaques da metodologia
- Pesquisa e avaliação de mercado: investigação aprofundada das alternativas disponíveis, considerando as necessidades das rotinas de gestão de espaços e a capacidade das ferramentas de contemplar reservas, layouts e diferentes tipos de ambientes.
- Levantamento e estruturação das necessidades: identificação dos principais requisitos para gestão de salas de reunião, salões de eventos e posições de trabalho, direcionando a escolha da solução com base na aderência às necessidades reais da operação.
- Mapeamento físico dos espaços: levantamento dos principais prédios contemplados, incluindo registros fotográficos, layouts, salas, espaços de eventos e posições de trabalho, criando a base necessária para a representação dos ambientes dentro do sistema.
- Padronização dos espaços no sistema: criação de códigos personalizados para as estações de trabalho e estruturação das rotinas necessárias para disponibilizar funcionalidades como reserva e check-in/check-out.
- Condução da implantação e go-live: coordenação das etapas necessárias para implementação da solução, acompanhamento da entrada em produção e incorporação da ferramenta às rotinas do setor que posteriormente assumiria sua manutenção.
Resultados principais
- 100% do processo de gestão de espaços sistematizado e centralizado na nova ferramenta, substituindo a utilização distribuída de agendas e softwares.
- Solicitações de reserva transferidas para o próprio usuário, que passou a realizar a abertura da solicitação diretamente pela aplicação, eliminando a necessidade de envio de e-mails para esse processo.
- Base física dos espaços estruturada no sistema, contemplando layouts, salas de reunião, espaços de eventos e posições de trabalho dos principais prédios incluídos no projeto.
- Maior capacidade de acompanhamento da utilização dos espaços, com dashboards padrão disponibilizando indicadores como taxa de ocupação, frequência de uso e principais usuários.
100% da gestão de espaços foi sistematizada e centralizada em uma única ferramenta.
- Relevância do resultado: representa a substituição de um processo distribuído entre agendas e diferentes ferramentas por uma estrutura única de gestão.
- Impacto prático: o usuário passou a conduzir diretamente suas solicitações pela aplicação, reduzindo a dependência de interações por e-mail para realizar reservas.
- Implicação: além de operacionalizar as reservas, a solução criou uma base estruturada para acompanhar a utilização dos espaços por meio de indicadores de ocupação e frequência.
Relevância do tema
A implantação não se limitou à escolha de uma nova ferramenta: envolveu a transformação da forma como os espaços corporativos eram identificados, disponibilizados e utilizados. A combinação entre pesquisa de mercado, levantamento físico, estruturação dos ambientes e condução do go-live permitiu transformar uma rotina fragmentada em um processo centralizado. A disponibilidade de indicadores também ampliou a capacidade de acompanhar a utilização dos espaços e apoiar decisões futuras sobre sua ocupação. A experiência evidencia uma atuação de PMO conectando necessidade de negócio, estruturação de processo, tecnologia e implantação.