O processo de orçamento anual OBZ e forecast mensal era executado predominantemente por meio de planilhas, envolvendo a consolidação das informações de diferentes gestores e o acompanhamento recorrente entre realizado e orçado. Antes da implantação do SAP FM, a rotina já vinha sendo estruturada com mecanismos de controle, incluindo checklists para o fechamento mensal e uma lógica consolidada para acompanhamento do orçamento. A implantação do módulo trouxe a oportunidade de transformar essa estrutura existente em um processo sistematizado na ferramenta, preservando as rotinas que já funcionavam e incorporando-as às capacidades do SAP. Nesse movimento, a atuação como key user e PMO do projeto foi fundamental para equalizar os processos existentes com a solução tecnológica e conduzir a migração.
Palavras-chave
Orçamento OBZ · Forecast · SAP FM · Gestão Orçamentária · PMO · Key User · Processos · Governança · Realizado vs. Orçado
Destaques da metodologia
- Estruturação prévia do processo: organização progressiva das rotinas orçamentárias, incluindo checklists e pontos de controle para apoiar o fechamento mensal e dar maior consistência à execução do processo.
- Consolidação das informações: estruturação da coleta e consolidação das informações fornecidas pelos diferentes gestores em uma base geral, criando uma visão integrada para acompanhamento do orçamento.
- Acompanhamento do realizado vs. orçado: organização da rotina de acompanhamento do orçamento anual por meio do forecast mensal, estabelecendo uma dinâmica recorrente de análise da execução em relação ao planejado.
- Equalização entre processo e tecnologia: como key user e PMO, atuação na conexão entre as rotinas já estabelecidas e as funcionalidades disponíveis no SAP FM, buscando incorporar a lógica existente à nova ferramenta em vez de simplesmente substituir o processo.
- Migração para o SAP FM: condução da transição dos processos estruturados para a sistematização na ferramenta, integrando as práticas de gestão orçamentária ao novo ambiente tecnológico.
Resultados principais
- Migração dos processos orçamentários para o SAP FM, substituindo a execução anteriormente sustentada por planilhas pela sistematização na ferramenta.
- Integração das rotinas previamente estruturadas ao novo sistema, preservando a lógica de controles, consolidação e acompanhamento que já havia sido desenvolvida no processo.
- Centralização da gestão das informações orçamentárias, incorporando ao processo sistematizado a consolidação das informações dos diferentes gestores.
- Estruturação do forecast mensal de realizado vs. orçado como parte da lógica de acompanhamento do orçamento.
Principal resultado: migração total dos processos estruturados de orçamento e forecast para sua sistematização no SAP FM.
- O que demonstra: a implantação não partiu de um processo desestruturado; houve aproveitamento e evolução de uma rotina de gestão que já vinha sendo construída.
- Impacto prático: as práticas de controle, consolidação e acompanhamento anteriormente realizadas em planilhas foram incorporadas ao ambiente sistematizado do SAP FM.
- Implicação: o projeto conectou conhecimento do processo orçamentário, gestão de projeto e tecnologia, permitindo que a implantação do módulo refletisse as necessidades reais da operação.
Relevância do tema
A relevância do projeto está na combinação entre estruturação de processos e implantação tecnológica. A experiência demonstra que a sistematização não consistiu apenas em implementar um módulo SAP, mas em traduzir para a ferramenta uma lógica de gestão orçamentária que já havia sido construída e aprimorada ao longo do tempo. A atuação como key user e PMO permitiu fazer a ponte entre processo e tecnologia, contribuindo para que a migração preservasse os mecanismos de controle e acompanhamento existentes. Esse tipo de abordagem é particularmente relevante em projetos de transformação de processos, nos quais o conhecimento operacional precisa ser convertido em uma solução tecnológica aderente ao negócio.